Inmiddels heeft een groot aantal mbo-scholen de werkwijze van Distributie en toegang geïmplementeerd. De ervaring van eerdere schooljaren heeft een aantal criteria opgeleverd voor een succesvolle implementatie: 

  • Er is bestuurlijk draagvlak om Distributie en toegang te implementeren;
  • Er is een projectmatige aanpak, gefaciliteerd door een projectmanager en met voldoende capaciteit;
  • Het project heeft een technisch, organisatorisch en communicatief component;
  • Scholen nemen voor 1 april het besluit tot deelname aan Distributie en toegang voor het daarop volgende schooljaar om een succesvolle implementatie mogelijk te maken.

Bestuurlijk draagvlak

Aansluiting op Distributie en toegang is een strategische keuze van uw school; u bepaalt op welke manier u omgaat met digitaal leermateriaal, de positie en relatie met partijen in de keten en de inzet van ICT in het onderwijs. Het is daarom van belang dat er op het niveau van het College van Bestuur draagvlak is voor de uitvoer van het project. Om een bestuurlijk besluit te verkrijgen, stellen veel scholen een beleidsnotitie op waarin wordt beschreven welke doelstellingen kunnen worden behaald met Distributie en toegang en welke inzet hiervoor gepleegd moet worden. U kunt hiervoor de voorbeeldbeleidsnotitie gebruiken.

Projectmatige aanpak

De implementatie van Distributie en toegang heeft grote impact heeft op diverse onderdelen van de school. Verschillende ict-componenten, zoals identity management, de aansluiting op Entree Federatie, de inrichting van het schoolportaal en het testen van de webservices in de keten, komen aan bod. Daarnaast is het van belang dat administratieve processen aangepast worden, zodat de leermiddelenlijsten tijdig beschikbaar zijn en studenten een schoolaccount hebben om de middelen te kunnen bestellen. Ook aandacht voor communicatie is essentieel. Wanneer studenten, docenten en medewerkers aan het begin van het schooljaar niet weten hoe de toegang tot digitaal leermateriaal verloopt, ontstaan er veel overbodige vragen. 

Omdat al deze componenten verschillende disciplines en afdelingen raken, adviseren wij om de implementatie van Distributie en toegang in een project vorm te geven. Dit biedt de mogelijkheid om multidisciplinair te werken (projectgroep) met centrale sturing (stuurgroep). Het opstarten van een project kan door middel van een projectplan

Werk in fases 

Om alle stappen tijdig en op beheerste wijze uit te voeren is het handig om in fases te werken. Per fase worden alle stappen uitgewerkt die nodig zijn om Distributie en toegang te implementeren. 

Fase 1 - Visie
De eerste stap is het formuleren van een visie op de toegang en het gebruik van leermiddelen en het in kaart brengen van de huidige situatie. Zijn er problemen met het leveren en ontsluiten van digitale leermiddelen? Biedt Distributie en toegang een oplossing?

Fase 2 – Voorbereiding
De educatieve contentketen is niet voor niets een keten. In dit project staat de school niet alleen; samenwerking met de leverancier van de elo of portal, de distributeur en de uitgever is noodzakelijk. Samen met deze ketenpartners wordt in deze fase een plan uitgewerkt en vindt besluitvorming plaats om Distributie en toegang te implementeren. 

Fase 3 – Uitvoering
Als het projectplan is goedgekeurd, kan het project echt van start gaan. In deze fase worden de koppelingen met ketenpartners gerealiseerd en wordt de webshop ingericht en getest. Andere belangrijke activiteiten zijn het samenstellen van de leermiddelenlijsten, het inrichten van de gebruikersondersteuning (ondersteuning van zowel medewerkers als studenten), het beschikbaar stellen van schoolaccounts aan studenten en het opstellen van een communicatieplan. 

Fase 4 – Evaluatie
De bestelling en de levering is gerealiseerd. Het project is achter de rug. Bestellingen zijn geleverd en studenten werken met het (digitale) leermateriaal. Wanneer de bestelde materialen zijn geleverd, ontstaat ruimte om terug te kijken op het proces en na te denken over verbeteringen in het proces en de dienstverlening.

Meer informatie

Wilt u als school of leverancier Distributie en toegang implementeren? Neem contact op met Kennisnet.